Per effettuare recupero in linea con il progetto ReFUN bisogna soddisfare i seguenti criteri, che mirano a rispettare i principi ispiratori del software libero, i criteri del recupero storico, il rispetto dell'ambiente e della privacy:
- Sulla macchina recuperata verrà installato esclusivamente software libero;
- nel caso siano già presenti nella memoria di massa del calcolatore programmi, sistemi operativi o altri dati di interesse storico, questi vanno salvaguardati in modo che siano accessibili in futuro (copia "dd" del disco fisso, file tar) e vanno conservati con la cura che si dedica alla macchina stessa; si presterà cura invece nel cancellare dati personali eventualmene rimasti leggibili; l'eventuale documentazione cartacea (libri, manuali) o di altra natura, accessori e anche testimonianze da parte degli utilizzatori precedenti vanno raccolte e classificate;
- si è raccoglierà una documentazione su marca, modello, numeri di serie e caratteristiche della macchina, e sulla tecnica usata per il recupero. La documentazione deve essere redatta in forma digitale e inviata al progetto ReFUN che la metterà on-line perchè sia disponibile pubblicamente. Potrà essere anche pubblicata autonomamente dal laboratorio, in tal caso verrà inviato al progetto ReFUN l'URL per riferimento.
- Nello smaltire materiale di scarto si opererà nel massimo rispetto dell'ambiente, cercando ove possibile di separare i materiali per tipologia (plastica, metalli, multimateriale, ecc...).